Auditoría básica de SI: Los desafíos de las habilidades blandas, parte 4: Mapeo mental

Hace muchos años, durante una lluviosa noche de noviembre en Londres, Inglaterra, decidí buscar una librería para mantenerme seco y cálido y también para ver lo que se había publicado recientemente.

En la sección de psicología, había un libro delgado con una cubierta brillante y conteniendo muchos dibujos. Se llamaba el Libro del Mapa de la Mente,¹ (The Mind Map Book) anunciado en ediciones posteriores permitiendo al lector a “desbloquear su creatividad, mejorar la memoria, cambiar su vida”. Buen mercadeo, y por supuesto, teniendo en cuenta que la mayoría de los libros son uno de los lujos más baratos en la vida, vale la pena una compra.

El libro era muy interesante, pero tomo tiempo y cierta práctica para apreciar su valor. Esta columna es un poco de un experimento, ya que consiste de algunas ilustraciones (cada una un mapa de la mente) y texto mínimo, todo ello basado en el libro.

La técnica de los mapas mentales (figura 1) no es una bala de plata o una poción mágica que va resolver todos los desafíos de la vida. En su lugar, está diseñado para ayudar al usuario a concentrarse en un tema (el “te gustaría” en la figura 1) y enlazar con él esas cosas que se consideran más relevantes utilizando el menor número posible de palabras y, lo más importante, hacerlo todo en una sola página.

Un ejemplo familiar podría ser el mapa mental “como contratar a un nuevo Auditor SI”. Los lectores de este artículo pueden rápidamente llegar a muchas cuestiones que son pertinentes para este objetivo, ej., áreas de especialización, aptitudes, experiencia, el caso de negocio. Al poner “reclutar nuevo Auditor SI” en el centro de la página, preferiblemente en landscape, se hace posible agrupar los temas recién listados, relacionarlos, revisarlos que estén completos y compartir el resultado con otros. Un mapa mental desarrollado en “reclutar un nuevo Auditor SI” puede encontrar en adelante en este artículo.

Estas son las asociaciones que la mente del creador del mapa mental tiene con “reclutar un nuevo auditor SI”. Otras personas pueden tener otros totalmente diferentes, y comparándolos pueden revelar algunos temas interesantes para discutir más.

Si las discusiones o reflexión adicional muestran que algo hace falta, puede fácilmente ser añadido. De esta manera, todos los pensamientos que ya estaban flotando en la mente del creador del mapa ahora están organizados de forma visible y significativa. Al tener esta visión organizada puede ayudar en la toma de decisiones informadas y entender las complejidades potenciales que puedan surgir (ej., acuerdos de las funciones de los recursos humanos [RRHH], temas presupuestarios) y las múltiples opciones que deban tomarse (ej., emplear o contratar por fuera, importancia de sus habilidades blandas).

¿Y qué tiene que hacer esto con la memoria? La respuesta es simple, pero no obvia: El cerebro es un órgano visual y recuerda fácilmente imágenes y diagramas. La lectura de texto lineal es un acto “no natural” ya que los caracteres necesitan ser procesados individualmente porque son las asignaciones arbitrarias de una forma a un sonido. El hacer el esfuerzo de leer texto en un alfabeto no familiar hará que este concepto sea más claro.

He utilizado esta técnica al escribir un artículo o al preparar una presentación. El proceso toma tres pasos:

1. Un mapa mental bastante rápido con muy pocas palabras (no importa si es hecho a mano o utilizando software)}
2. Revisión y ordenamiento para un buen flujo
3. Transición a texto o páginas de presentación (nuevamente utilizando tan pocas palabras como sea posible)

Esto resulta ser un excelente ahorro de tiempo y conduce a un resultado “bien la primera vez, cada vez”.

Ir más lejos

Una vez aprendido, el mapeo mental es fácil de hacer, y la práctica hace la perfección. Por lo tanto, es bueno disfrutar del “niño interior” que todos llevamos dentro y utilizar crayones o lápices de colores para hacer bocetos y asegurar que ambos lados del cerebro (el lógico y el artístico) están comprometidos (figura 2).

Esto estimula el proceso creativo, anima a hacer asociaciones entre cosas que pueden aparecer no relacionadas y alienta al diseñador a pensar libremente sobre el tema en foco.

Aquellos que usen este enfoque es probable que se sorprendan por el número de veces que alguien viendo los mismos elementos en un mapa mental dice “Yo no habría pensado en eso”.

Cosas que hacer utilizando mapeo mental

El mapeo mental es una actividad muy individual ya que se relaciona en cómo se hacen asociaciones en las mentes de las personas. Una cosa es cierta: Por lo menos unos de los ejemplos incluidos aquí pueden ser útil en las actividades profesionales de muchas personas. Es importante no estar preocupados si a la primera otros consideren esta actividad como extraña. Aquellos que no están familiarizados con los mapas mentales bien pueden decidir aprender la técnica una vez que vean lo útil que puede ser para los esfuerzos incluyendo:

• Tomar Nota—Esto se hace más efectivo que el enfoque tradicional. Cada idea puede ser puesta donde cabe, independientemente del orden de su presentación. Alienta resumir cada concepto en unas pocas palabras. El resultado del mapa mental puede ser visto y memorizado y ayuda en desarrollar un “cuadro grande”.
• Aprendiendo y revisando—Porque un mapa mental crea una visión más amplia sobre un tema, ayuda en entender los enlaces y conexiones entre las diversas partes componentes y explorándolas con más detalle. Esto trabaja bien al dibujar un mapa mental de un texto mientras lo lee. El proceso de crear el mapa mental aumenta la cantidad de información que se absorbe del libro y resulta en un resumen de una página de todas las cosas que importan. El mismo enfoque puede ser utilizado en la preparación de material de entrenamiento.
• Escritura creativa y redacción de informes—Estos son asistidos en gran medida debido a que un mapa mental produce rápidamente un gran número de ideas que pueden ser organizadas en grupos o temas relacionados. Lo mismo aplica a la preparación de presentaciones y discursos.

En adición, mapas mentales pueden usarse también para:

• Comunicar temas complejos—Un formato de página única permite un buen entendimiento del todo y sus partes, particularmente cuando muestra explícitamente como los elementos están asociados o relacionados.
• Reuniones—Estos pueden ser apoyados por el mapeo mental de varias maneras: preparando la agenda, presidiendo, involucrando a las participantes, efectuando los arreglos e incluso levantando el acta/minutas, si la cultura corporativa lo permite, las actas/minutas pueden hacerse rápidamente y eficientemente porque no hay necesidad de perder tiempo y esfuerzo escribiendo largas cadenas de texto (como en “El señor X dijo que ABC y esto fue refutado por la señorita Y en base o XYZ”). El punto importante es permitir que el cerebro escuche activamente a lo que se está diciendo.
• Negociando—Un mapa mental puede resumir con esmero cuestiones importantes, cada posición y libertad de acción, opciones, etc., en una hoja y, por lo tanto juega un papel en mantener la atención durante las negociaciones. Por supuesto, no todas las negociaciones pueden ser concluidas satisfactoriamente cuando los problemas son muchos, complejos y manchados por una larga historia de desacuerdos. Estos caen fuera del alcance de la auditoria.

Un ejemplo simple de un mapa mental sobre un tema de auditoria

La figura 3 pretende ser un ejemplo de cuantos elementos se pueden incluir en una sola página y como se necesita poco texto para documentarlos. De la misma manera que “una imagen vale más que mil palabras”, “un mapa mental vale más de cien páginas”. Esto es especialmente útil para evitar los casos de un texto que se escribe en colaboración, durante el cual se pueden gastar horas discutiendo sobre una palabra o un punto y coma.

Sin duda habrá cosas para añadir, eliminar o trasladarse en figura 3. Algunas pueden inclusive decir, “¿Y qué? He estado haciendo esto por un largo tiempo no necesito que me lo digan”. Esto puede ser cierto, pero no todos pueden estar en una posición tan agradable.

Usted puede haber notado que un enfoque similarresumen de diagramas mostrando la relación de los elementos- es aplicado consistentemente a través de la familia de documentos de COBIT 5, y la visión de los diagramas que ofrecen, facilita enormemente el estudio del material.

Previamente se mencionó que el mapeo mental solo necesita papel, crayones y borrador. Sin embargo, hay también un montón de fuentes de software que apoyan esta técnica, con precios que varían desde casi gratis o hasta los que muchos consideran ser excesivo. Las ventajas de un producto de software incluyen la habilidad de compartir documentos electrónicos, mantener múltiples versiones de los mapas mentales en carpetas bien organizadas y, una vez las peculiaridades del software se han dominado, producir mapas más ordenados de forma más rápida.

Hay un sin número de sitio² en línea que dan acceso a mapas mentales creados por miles de individuos en casi todos los temas. También existen muchos libros en muchos lenguajes que ofrecen guía para mejorar las habilidades.

Conclusión

En un mundo caracterizado por una sobre carga informacional, una técnica que puede ayudar con entender, organizar y capturar puntos sobresalientes puede ser un salvavidas. El Mapeo Mental es una herramienta probada que permite la selección de ilustraciones significativas de temas inter relacionados. No solo puede ahorrarle tiempo considerable en asimilar información valiosa, es compatible con la recuperación de esa información mediante el aprovechamiento de la predilección del cerebro para lo visual sobre la memoria verbal. Dado el rápido ritmo de cambio en la tecnología-cualquiera que trabaje en el campo de tecnología, como ser auditores SI, especialistas de riesgo y control, y profesionales de seguridad de la información, pueden beneficiarse del enfoque del mapeo mental y estructural.

Notas Finales

¹ Buzan, T.; B. Buzan; The Mind Map Book: How to Use Radiant Thinking to Maximize Your Brain’s Untapped Potential, Plume, USA, 1996
² www.biggerplate.com